A digitalização de processos consiste no uso de tecnologias, ferramentas, sistemas e soluções que modernizam e automatizam muitas atividades e funções dentro de uma empresa ou instituição. Com essas inovações, os benefícios são inúmeros, como por exemplo o aumento da produtividade e eficiência de uma empresa.
Outro fator importante é a segurança da informação, afinal, estes recursos podem dispor de uma proteção maior no meio digital. Além disso, a redução dos custos operacionais pode ser atingida por meio desta digitalização.
Os resultados comprovam os benefícios
Segundo uma pesquisa da McKinsey & Company, as empresas que adotaram a digitalização dos processos aumentaram a produtividade em até 30%. O mesmo estudo também identificou que essa implementação pode diminuir as despesas relativas ao processamento de dados em até 90%, gastos de manutenção de impressoras em até 30% e os custos de gerenciamento de documentos em até 40%.
Como funciona este processo?
A secretária Lia Verena trabalha no SENAI Barcarena/PA e pode acompanhar as mudanças no setor com o uso da digitalização na rotina da escola. “Em 2019 iniciamos a digitalização da secretaria do Centro de Educação Profissional Barcarena. De lá para cá, já informatizamos todo o atendimento, o processo de matrícula e os arquivos da unidade.
Os alunos e comunidade passaram a ser atendidos através do WhatsApp, com exceção apenas da entrega de certificados e diplomas. Ferramentas gratuitas como o Linktree e Formulários Google também foram utilizadas em conjunto.
Já no âmbito das matrículas, os novos alunos realizam o processo pelo portal de inscrições Totvs com disponibilidade do suporte de atendimento via WhatsApp. Todo este processo é acompanhado pela equipe da secretaria através do Sistema de Gestão Escolar (SGE).
Por último, no âmbito dos arquivos e dados, a Secretaria da unidade digitalizou toda a documentação antiga. Além disso, a equipe criou o hábito de digitalizar todos os novos documentos produzidos, o que facilitou a inserção e controle dos materiais.
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